Política de Privacidad - Fundación Orange ODS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Política de tratamiento de datos personales | Fundación Orange ODS
Responsable de las bases de datos: Fundación Orange ODS
Domicilio: Calle 6 # 16-10 Pacho Cundinamarca
Correo electrónico: contacto@fundacionorange.com.co
Celular: +57 313 3306363

Para la Fundación Orange ODS, es muy importante la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a nuestra disposición. Por esta razón, hemos diseñado estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales con el compromiso más estricto de cumplir la Ley y la protección de los derechos de las personas. Esta política está encaminada a establecer las finalidades para las cuales somete a almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales; la forma y los procedimientos para ejercer los derechos; y dar a conocer el área encargada de atender cualquier solicitud respecto de sus Datos Personales. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás reglamentarios vigentes en Colombia, Fundación Orange ODS solicita a sus CONTACTOS, PROSPECTOS, CLIENTES, PROVEEDORES, EMPLEADOS y, en general, a toda persona titular de datos personales, que se informen y lean esta política de privacidad.

I. DISPOSICIONES GENERALES:

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.
Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre Fundación Orange ODS, en su calidad de responsable y/o encargado de dicho tratamiento y administrador de todas sus bases de datos.
PARÁGRAFO: Fundación Orange ODS está autorizada para la recolección, almacenamiento y tratamiento de los siguientes datos para personas jurídicas: NIT, razón social, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, celular, información de contactos suministrados para realizar las relaciones comerciales y las demás solicitadas por la Ley (por ejemplo, para la facturación y el recaudo de cartera). Para las personas naturales: Nombre y Apellidos, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, celular, empresa en la que labora y cargo que desempeña.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de CONTACTOS, PROSPECTOS, CLIENTES, PROVEEDORES y EMPLEADOS cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos; USUARIOS del portal web www.agenciaorange.com.co; participantes de concursos o actividades promocionales, SEGUIDORES o CONTACTOS en Facebook, Twitter, LinkedIn, Skype o de cualquier cuenta en cualquier red social que tenga Fundación Orange ODS.

ARTÍCULO 4. OBJETO.
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre “Políticas de Tratamiento”, dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los Encargados del Tratamiento lo cumplan.
Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza la Fundación Orange ODS, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.
(Se mantienen igual las definiciones, sin cambios de nombre).

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El tratamiento de los datos personales por parte de Fundación Orange ODS se sujetará a los siguientes principios rectores:
(Se mantienen los principios, cambiando únicamente el nombre de la entidad en cada inciso correspondiente).

ARTÍCULO 7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD.
La Fundación Orange ODS, garantizará la seguridad de la información, mediante la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas que se requieran para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

II. AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN.
La Fundación Orange ODS solicitará al Titular de los datos personales, la autorización para el tratamiento de los mismos, y deberá obtenerla de manera previa y expresa, en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO. La autorización a la que se refiere el presente artículo deberá ser otorgada por escrito o por cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y será la base que soporte la relación entre Fundación Orange ODSy el Titular de los datos personales, y deberá mantenerse en los archivos de Fundación Orange ODS como soporte de la existencia de dicha autorización, a menos que la ley disponga expresamente otra cosa.

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

ARTÍCULO 9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.
Las finalidades por las cuales se recolectan datos personales por parte de Fundación Orange ODS son:

Cumplir con las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales o comerciales que se establezcan entre Fundación Orange ODS y sus CONTACTOS, PROSPECTOS, CLIENTES, PROVEEDORES o EMPLEADOS.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con los que hayan sido contratados o adquiridos previamente por sus CONTACTOS, PROSPECTOS, CLIENTES, PROVEEDORES o EMPLEADOS.
Realizar estudios internos sobre el comportamiento, intereses y necesidades de sus CONTACTOS, PROSPECTOS, CLIENTES, PROVEEDORES o EMPLEADOS para la creación y mejora de los productos y servicios ofrecidos por Fundación Orange ODS.
Atender los requerimientos legales y reglamentarios, y aquellas solicitudes efectuadas por autoridades competentes relacionadas con el ejercicio de su actividad.
Informar, promocionar y mercadear los productos y servicios de la Fundación Orange ODS.
Garantizar la seguridad y el acceso a la información de sus CONTACTOS, PROSPECTOS, CLIENTES, PROVEEDORES o EMPLEADOS.
Gestionar la información de los usuarios y las partes interesadas en la página web.
Cumplir con las obligaciones de carácter legal, judicial, administrativo, fiscal y tributario de la Fundación Orange ODS.
Realizar la evaluación del desempeño y cumplimiento de las obligaciones adquiridas por Fundación Orange ODS.
Realizar procesos de selección y vinculación de personal.
Realizar el pago de obligaciones contractuales con los EMPLEADOS, CLIENTES y PROVEEDORES.
Cualquier otra finalidad establecida en la normatividad vigente, y aquellas que sean necesarias para el cumplimiento de las obligaciones de la Fundación Orange ODS.

ARTÍCULO 10. AUTORIZACIÓN.
Las finalidades para las cuales se obtiene el consentimiento por parte de Fundación Orange ODS, deberán ser informadas al Titular en forma previa y expresa.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

ARTÍCULO 11. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Fundación Orange ODS en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Fundación Orange ODS, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
Ser informado por Fundación Orange ODS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Fundación Orange ODS ha incurrido en conductas contrarias a la presente ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 12. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Fundación Orange ODS pondrá a disposición de los Titulares de los datos personales los medios necesarios que permitan el conocimiento de la Política de Tratamiento de datos personales, incluyendo los canales de atención y contacto.

ARTÍCULO 13. ÁREA RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Fundación Orange ODS designará a una persona o grupo de personas que se encarguen de garantizar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de datos personales y quien será la responsable de atender las consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares.

ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Fundación Orange ODS, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Fundación Orange ODS, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento;
c) Ser informado por La Fundación Orange ODS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 15. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
La Fundación Orange ODS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, La Fundación Orange ODS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
e) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

V. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

La Ley 1581 de 2012 confiere a todas las personas naturales unos derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos. Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer. A continuación, La Fundación Orange ODS le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.

ARTÍCULO 16. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. La Fundación Orange ODS garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma:
a) El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo tratado(s) por La Fundación Orange ODS;
b) El Titular podrá tener acceso a sus datos personales que estén en posesión del responsable;
c) La Fundación Orange ODS informará al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
PARÁGRAFO: La Fundación Orange ODS garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

ARTÍCULO 17. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, La Fundación Orange ODS garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, La Fundación Orange ODS garantiza: tener habilitada su línea telefónica (+57 314) 394 20-54, así como la cuenta de correo electrónico contactenos@agenciaorange.com.co y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 18. RECLAMOS. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soportan la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que La Fundación Orange ODS no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 19. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a La Fundación Orange ODS la eliminación de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Fundación Orange ODS.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

ARTÍCULO 20. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a La Fundación Orange ODS información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por:
(i) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
(ii) Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, La Fundación Orange ODS tomará el reclamo por no presentado.
Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por La Fundación Orange ODS, señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.
La Fundación Orange ODS garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que La Fundación Orange ODS ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que La Fundación Orange ODS deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a La Fundación Orange ODS, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.

VI – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La Fundación Orange ODS adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 23. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
La Fundación Orange ODS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Especificación detallada de las bases de datos a las que aplica.
b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
c) Funciones y obligaciones del personal.
d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
f) Procedimientos que garanticen la conservación de las autorizaciones extendidas por los titulares de la información.
g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

VII. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 24. RESPONSABLES.
La Fundación Orange ODS designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las BASES DE DATOS DE La Fundación Orange ODS, al área comercial en cabeza del Gerente Comercial, a quienes se deberán dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de La Fundación Orange ODS para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.

ARTÍCULO 25. VIGENCIA.
El presente documento rige a partir del 1º julio de 2013 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

ARTÍCULO 26. CAMBIOS.
La Fundación Orange ODS se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento, respetando siempre los derechos de los titulares de los datos. Dichos cambios serán informados y publicados en la página web www.fundacionorangeods.com.co

EQUIPO La Fundación Orange ODS.